Was passiert in einem „zentralen Verwaltungsbüro“ und warum gibt es kein „Pfarrbüro“ mehr?

Ehrlicherweise ist tatsächlich einiges in den letzten Jahren schwieriger und verwirrender geworden: neue Gesetze, Richtlinien und Vorgaben, neue Technik, neue Ideen, Konzepte und Strukturen. Und weil dies so ist, sich aber nicht jedes Gemeindemitglied damit beschäftigen müssen sollte, hat man in den Pfarreien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit beauftragt, die sich auskennen und kümmern: Die sogenannten Verwaltungsmitarbeitenden.

Dabei erfüllt die Verwaltung keinen Selbstzweck, sondern hat zum Ziel, die pastorale Arbeit in einer Pfarrei auch unter den neuen Bedingungen und Anforderungen zu ermöglichen. Die Prozesse und Abläufe sind daher eng mit den Bedürfnissen der Priester, der pastoralen Mitarbeitenden und der Gemeindemitglieder verzahnt, und die verschiedenen Berufsgruppen arbeiten Hand in Hand in einem Team und an einem Ort, dem zentralen Verwaltungsbüro, zusammen. Das klappt noch nicht immer so, wie sich das alle wünschen, aber wir arbeiten stets und ständig daran, allen Erfordernissen gerecht zu werden.

Das Pfarrbüro wurde also nicht abgeschafft, sondern erweitert und umstrukturiert.

Aber, was machen die Damen (!) im Verwaltungsbüro denn nun die ganze Zeit?

Die Pfarrsekretärinnen nehmen verschiedenste Anliegen und Anmeldungen (z.B. Taufe, Beerdigung, Krankenbesuch, etc.) an und sind erste Ansprechpartnerinnen für persönliche Sorgen und Kritik. Sie erteilen Auskünfte allgemeiner Art, bearbeiten den Posteingang, wickeln den täglichen Schriftverkehr ab und kümmern sich um eine ordnungsgemäße Ablage, damit Vorgänge auch im Nachhinein noch nachvollziehbar sind. Dann müssen der elektronische Kalender und die Jahresplanung geführt werden, Räume vermietet und Geburtstagsglückwünsche auf den Weg gebracht werden. Paten- und Spendenbescheinigungen müssen ebenso erstellt werden, wie die sonntäglichen Vermeldungen und die monatlichen Infoblätter für alle Standorte. Für den Pfarrbrief und die Website müssen regel-mäßig Informationen zugeliefert werden. Jede Taufe, jeder Todesfall, jede Erstkommunion, jede Firmung, jede Trauung, jeder Ein- oder Austritt ist sowohl im elektronischen Meldewesen zu erfassen als auch handschriftlich in den sogenannten Kirchenbüchern, mit zahlreichen Details, die mitunter detektivische Kleinstarbeit erfordern.

Unsere Pfarrsekretärinnen unter-stützen sowohl die ehrenamtlichen wie auch die hauptamtlichen Mitarbeitenden und halten das zentrale Verwaltungsbüro zusammen.

Monika Schattenmann